Penerapan Aplikasi Web Pelayanan Surat Desa Punggulan sebagai Upaya Meningkatkan Efisiensi Administrasi: Pengabdian

Zunaida Sitorus; Elfin Efendi; Nabila khairunnisa; Grevi Ardiansyah; Cindi Irwansyah; Iswi Julatifah; Muhammad Farhan Hifzillah

doi:10.31004/jerkin.v5i1.7655

Authors

Zunaida Sitorus Universitas Asahan
Elfin Efendi Universitas Asahan
Nabila khairunnisa Universitas Asahan
Grevi Ardiansyah Universitas Asahan
Cindi Irwansyah Universitas Asahan
Iswi Julatifah Universitas Asahan
Muhammad Farhan Hifzillah Universitas Asahan

DOI:

https://doi.org/10.31004/jerkin.v5i1.7655

Keywords:

aplikasi web; pelayanan surat; administrasi desa; Google Apps Script; pengabdian masyarakat;

Abstract

Kegiatan pengabdian kepada masyarakat ini bertujuan meningkatkan efisiensi pelayanan administrasi surat menyurat di Kantor Desa Punggulan, Kecamatan Air Joman, Kabupaten Asahan melalui penerapan aplikasi web Sistem Surat Desa. Permasalahan yang ditemukan adalah proses pembuatan surat masih dilakukan secara manual dengan mencari template Microsoft Word dan mengetik ulang identitas pemohon sehingga berisiko menimbulkan keterlambatan, kesalahan pengetikan, dan kesulitan pengarsipan. Pelaksanaan kegiatan meliputi observasi kebutuhan, perancangan sistem, pengembangan aplikasi, pengujian fungsi, pelatihan penggunaan, serta penyerahan aplikasi kepada perangkat desa pada 29 Juli 2026. Aplikasi dibangun menggunakan Google Apps Script, HTML, CSS, JavaScript, Google Spreadsheet, Google Docs, dan Google Drive. Hasil kegiatan menunjukkan bahwa aplikasi dapat mendukung login admin, pengelolaan data penduduk, pemilihan template, pencarian penduduk atau pengisian identitas manual, penomoran surat otomatis, pembuatan PDF, dan pengarsipan digital. Pelatihan membantu perangkat desa memahami alur penggunaan aplikasi sehingga pelayanan surat dapat dilakukan lebih cepat, tertib, dan terdokumentasi.

References

Nurhasanah (2022). Rancang Bangun Sistem Informasi Pelayanan Administrasi Surat Desa Berbasis Web Menggunakan Metode Unified Approach. Jurnal Algoritma, 18(2), 376-384. https://doi.org/10.33364/algoritma/v.18-2.842 [Sinta 3].

Siregar, A., Satriansyah, A., Hidayat, R., & Wijaya, M. S. (2023). Sistem Informasi Pelayanan Surat Menyurat Di Kelurahan Desa Sriwijaya Lampung Tengah. Jurnal Teknologi Terpadu, 9(1). [Sinta 4].

Kusnadi, W., Fitriani, A., Ripandi, R., Kusnadi, I. T., & Supiandi, A. (2025). Sistem Informasi Pelayanan Surat Keterangan Di Desa Perbawati Berbasis Web. Swabumi, 13(1), 1-8. https://doi.org/10.31294/swabumi.v13i1.24624 [Sinta 4].

Setiawan, A., & Kadafi, A. R. (2023). Sistem Informasi Administrasi Surat Berbasis Web Pada Kantor Desa Menerapkan Metode Waterfall. Bulletin of Computer Science Research, 3(6), 400-407. https://doi.org/10.47065/bulletincsr.v3i6.289 [Sinta 4].

Nasution, S., Candra, F., Hadiwandra, T. Y., Andhi, R. R., & Marpaung, N. L. (2022). Sistem Informasi Administrasi Desa Berbasis Web dan Mobile Di Desa Tanah Merah, Kecamatan Siak Hulu, Kabupaten Kampar Riau. Jurnal PkM: Pengabdian kepada Masyarakat, 5(6), 725-732. https://doi.org/10.30998/jurnalpkm.v5i6.8127 [Sinta 4].

Hanif, A., Astuti, N. R. D. P., & Aribowo, E. (2025). Pengembangan Sistem Informasi Pelayanan Desa Plawikan dengan Metode Extreme Programming. International Journal on Informatics for Development. https://doi.org/10.14421/ijid.2025.4984 [Sinta 2].

Nirsal, N., Jumardi, A., Syafriadi, S., Nurfalaq, A., & Putri, I. K. (2024). Penerapan Sistem Informasi Layanan Publik di Desa Sumberdadi Kecamatan Tanalili Kabupaten Luwu Utara. Jurnal Abdi Insani, 11(4), 1500-1508. https://doi.org/10.29303/abdiinsani.v11i4.1849 [Sinta 4].

Nirsal, N., Karmila, I., & Syafriadi, S. (2023). Penerapan Sistem Informasi Pelayanan Desa untuk Meningkatkan Kualitas Layanan Publik dan Mewujudkan Smart Village pada Perangkat Desa Bungapati Kabupaten Luwu Utara. To Maega: Jurnal Pengabdian Masyarakat, 6(3), 631-638. https://doi.org/10.35914/tomaega.v6i3.2234 [Sinta 4].

Yulianoor, A., & Aribowo, E. (2023). Pengembangan Sistem Informasi Pelayanan Desa Plawikan dengan Metode Extreme Programming. Jurnal Simantec, 12(1), 59-74. https://doi.org/10.21107/simantec.v12i1.22792 [Sinta 4].

Indana, L., & Ilmananda, A. S. (2025). Perancangan Sistem Informasi Surat Administrasi Penduduk Elektronik Menggunakan Metode Scrum. Computer Science (CO-SCIENCE), 5(2), 143-152. [Sinta 4].